س: كيف يتم ابتعاث العاملين في السفارات السعودية بالخارج؟

ج: يُقصد بذلك إيفاد العاملين في السفارات والملحقيات السعودية بالخارج من موظفي الخدمة المدنية للالتحاق بالبرامج التدريبية المناسبة لطبيعة أعمالهم في الدولة نفسها التي يعملون بها أو في أي دولة أخرى. وعند رغبة الجهة الحكومية في ابتعاث أحد منسوبيها العاملين بالخارج للالتحاق بأي برنامج تدريبي فإنه يتطلب اتباع خطوات الابتعاث الجديدة نفسها الموضحة في المادة (أولاً) مع ملاحظة القرار الصادر من اللجنة في اجتماعها رقم (63) المنعقد في 16-8-1405هـ، حول تدريب موظفي الدولة العاملين بالمكاتب الخارجية القاضي أنه في حالة الرغبة في إلحاق أحد موظفي المكاتب الخارجية ببرنامج في مجال اللغات الأجنبية، فإن الجهة الحكومية تتحمل فقط رسوم التدريب، على أن تزود الجهة لجنة التدريب بصورة من قرار تدريب الموظف. أما في حالة الرغبة في إلحاق أحد موظفي المكاتب الخارجية ببرنامج تدريبي في غير مجال اللغات، وترغب الجهة التابع لها الموظف معاملته بموجب لائحة التدريب، فإنه يجب والحالة هذه أخذ موافقة معالي رئيس لجنة التدريب المسبقة على ذلك وفقاً للقواعد النظامية. كذلك بالنسبة للعمليات الأخرى من تمديد الابتعاث وتغيير البرنامج أو جهة التدريب وإنهاء الابتعاث وتأجيل الالتحاق بالبرنامج فإنه يتبع حيالها الخطوات نفسها المحددة في الفقرات من (ثانياً) إلى (خامساً) السابقة.

س: كيف يتم وما هي الإجراءات لاستخراج بيان الخدمة؟

ج: في الجهة الحكومية التي يتبعها الموظف:

تقوم الجهة بإتمام تعبئة نموذج طلب بيان الخدمة (شكل رغم 1) من واقع السجلات ويحتوي النموذج على الحقول الآتية: معلومات عن الموظف نفسه: الاسم بالكامل، حسب بطاقة الأحوال، مكان وتاريخ الميلاد. معلومات عن الوظائف التي يشغلها الموظف: ويجب أن تشمل جميع الوظائف التي شغلها ومرتبته ورقمها ومقدار الراتب وإن لزم تكمل المعلومات على ورقة إضافية، مع إرفاق أية وثائق خدمة قديمة موجودة لديه.

حقل الحسميات وبراءة الذمة: ويوضح فيه مدة الإعارة وجميع الخدمات المستبعدة كالإجازات الاستثنائية بلا راتب والإجازة الدراسية إذا لم يتحقق الغرض ومدة الغياب المحسومة من راتب الموظف، وذلك يوضح في الحقل ما إذا كان الموظف برئ الذمة أو مطالب بأية مبالغ تجاه جهته.

توقيع الموظف صاحب البيان والموظف المختص ومدير شؤون الموظفين على صحة ما جاء في البيان.

طلب إعداد البيان:

ويعبأ من قبل الموظف صاحب البيان ويوضح فيه عنوانه ورقم تلفونه مع توضيح المكان الذي يرغب استلام مخصصاته منه، توجيه خطاب طلب البيان: ويعبأ من قبل إدارة شؤون الموظفين بالجهة التي يعمل بها الموظف. حقل إصدار بيان الخدمة: ويعبأ من قبل إدارة البيانات الوظيفية. يرفق بالطلب: قرار إنهاء الخدمة مع صورة طلب الاستقالة أو الإحالة على التقاعد المبكر. في حالة استخراج بيان الخدمة لمتوفى تقوم الجهة بتزويد الوزارة بوثائق إعداد بيان الخدمة بدون انتظار استكمال وثائق الورثة في حالة تأخرها، بل ترسل منفردة فيما بعد لمصلحة معاشات التقاعد مباشرة.

يلزم أن تكون جميع ملفات الموظفين والمستخدمين مستكملة ومشتملة على إقرار حصر الخدمة وصور فوتوغرافية واضحة لحفيظة النفوس. وكذلك الخدمات الأخرى في الجهات الحكومية والتي سبق وعمل بها الموظف لئلا يكون ذلك سبب في تأخير صرف حقوق المتقاعد.

ثانياً: في وزارة الخدمة المدنية:

يرد الطلب إلى وزارة الخدمة المدنية عن طريق مركز الاتصالات الإدارية، يتم مطابقة النموذج في إدارة البيانات الوظيفية مع بطاقة وملف الموظف الموجود على الحاسب الآلي (ميكروفيلم) في الوزارة. في حالة مطابقة النموذج لبطاقة الموظف وملفه يتم إصدار بيان خدمة للموظف. يعاد البيان إلى الجهة المعنية وتزود مصلحة معاشات التقاعد بنسخة من البيان في حالة تصفية الاستحقاق التقاعدي.

على الجهة التي يعمل بها الموظف أو المستخدم إشعاره بما تم فور ورود خطاب الوزارة الموجه للمصلحة وتسليمه أصل بيان الخدمة مع الاحتفاظ بصورة منه في الملف لدى الجهة.

ثالثاً: في مصلحة معاشات التقاعد:

تطلب مصلحة معاشات التقاعد المستندات التالية: بيان الخدمة الصادر من الوزارة.

صورة البطاقة الشخصية (بطاقة الأحوال المدنية). إخلاء طرف (براءة ذمة).

تحديد مكان الصرف للاستحقاق وفي حالة إنهاء الخدمة للعجز لأسباب صحية يرفق التقرير الطبي الصادر من الهيئة الطبية العامة وفي حالة وفاة الموظف على رأس العمل يطلب من الورثة المستندات التالية: صك حصر الورثة الشرعي. إثبات شرعي يوضح فيها الأشخاص المعتمدون في إعالتهم على المتوفى. إثبات شرعي يوضح فيه حالة الورثة العملية والعائلية من حيث الوظائف والزواج. صور بطاقة الأحوال (البطاقة الشخصية) للبالغين وصور شهادات الميلاد للقصر. إرفاق شهادة من المدرسة أو الجامعة بالنسبة للطلبة من الورثة.