ليتمكن المدراء من تنظيم وقتهم وإدارة قائمة يومهم جيدا إليهم هذه الخطوات الذهبية:

1- اكتب القائمة قبل تنفيذها بيوم: قد تكون ممن اعتاد على وضع قائمة بخططه في اليوم ذاته وهذا يسبب المشاكل فقد تجد هاتفك يرن وتصلك رسائل وفاكسات تتطلب ردك السريع أو قد يأتي إليك موظفون آخرون بأولويات طارئة ومن ثم تفقد سيطرتك ويكون يومك مجرد ردود أفعال لما يحدث حولك بدلا من أن تكون أفعالا فعالة. ولذلك من الأفضل أن تضع خطة عملك للغد في هذه الليلة.

2- احذف المهام المنتهية: حينما تحذف المهام المنتهية يكون ذلك محفزا جيدا لك لأنك سترى تقدمك في العمل كما أنك بهذا ستكون متحكما في أهم ممتلكاتك(عقلك).

3- التزم بقائمتك ورتب أولوياتك: قد تقوم بإعداد قائمة أعمالك ولا تتمكن من الانتهاء منها بشكل كامل لا تبتئس فبالتزامك ستكون المهام التي تركز عليها هي الأكثر أهمية وذات الأولوية فاحرص على أداء المهام المزعجة أولا وتذكر شعورك حينما تنتهي منها.

4- تعاملك مع المقاطعات: كن واقعيا فلابد أن تعبر خطط أيامك مقاطعات من مكالمات أو أزمات مادية ومعنوية تخصك أو من حولك والأهم كيف تتفاعل معها؟ اسأل نفسك: هل هذه المقاطعة أكثر أهمية مما أفعله الآن؟ أجب ب»نعم» أو»لا» فقط فإذا كانت أكثر أهمية تعامل معها في الحال أما إذا كانت الإجابة بلا، فضع المهمة في قائمتك في أي مكان.