يحدث في كثير من الأحيان في مجال العمل الإداري حكومياً كان أو غيره تشكيل لجنة أو أكثر لدراسة موضوع معين بهدف الوصول إلى اتخاذ قرار من صاحب الصلاحية حول الموضوع الذي شكلت اللجنة لدراسته والتي قد يكون عملها داخل الجهة الإدارية..
.. وهي تتكون عادة من ممثلين لعدد من الإدارات المعنية بالموضوع ويصدر قرار تشكيلها من الرئيس الإداري للجهة أو من أحد المسؤولين الآخرين ممن لديه الصلاحية في ذلك، وقد تكون اللجنة مشتركة وهي اللجنة المشكلة من ممثلين لعدد من الجهات الإدارية ممن له علاقة بعمل اللجنة ويصدر قرار اللجنة المشتركة من المقام السامي إذا كانت اللجنة حكومية، كما أن اللجنة المشتركة قد تتألف بالتفاهم بين عدد من الرؤساء الإداريين كالوزراء ونحوهم بحيث يقترح وزير معين تشكيل لجنة من وزارته وعدد من الجهات ذات الصلة بالموضوع المقترح دراسته وتتم موافقة رؤساء تلك لجهات على ذلك.
وفي الغالب فإن اللجان تختص بدراسة الموضوعات ذات الصفة العامة كمشاريع الأنظمة واللوائح والعقود، والقواعد التنظيمية، إلا أنها تتولى أحياناً دراسة حالات فردية وهي الحالات التي تتسم بعدم الوضوح أو بمرورها بعقبات معينة، والحالات الفردية قد تتعلق بشخص واحد وقد تشمل عدداً من الأشخاص ما دام أن موضوع الحالة محل الدراسة واحد.
ورغم ما يوجه للجان أحياناً من نقد لكون عمل بعضها يتسم بالطول وبالاختلاف في الرأي، إلا أنها بصورة عامة تعتبر نوعاً من أنواع العمل الجماعي الذي يؤدي إلى إشباع الموضوعات بالبحث والدراسة، وهو ما يؤدي بالتالي للتوصل إلى توصية مدروسة من كافة الجوانب والأطراف المعنية وقد يؤدي إلى العديد من البدائل التي يناسب كل منها معالجة الموضوع من عدة زوايا وهو الأمر الذي يساعد صاحب القرار لاتخاذ قراره.
ولكي تؤدي اللجنة دورها المطلوب في بحث ودراسة الموضوع الموكل إليها بجدية ودراية وإحساس بالمسؤولية فإنه لا بد من توفر ضوابط سواء فيما يتعلق بموضوع عمل اللجنة أو ما يتعلق بأعضائها أو الجهة أو الجهات المعنية بموضوع عملها.
ففيما يخص موضوع عمل اللجنة ينبغي:
- أن يكون ذا أهمية تستدعي دراسته بشكل جماعي.
- أن يكون محدداً وواضحاً وغير قابل للازدواجية.
- أن يكون ذا جوانب مشتركة تسمح بدراسته من عدد من الجهات المعنية.
أما فيما يتعلق بأعضاء اللجنة فإنه ينبغي توفر الشروط التالية:
- اختيار العضو الذي يمثل الجهة الإدارية في اللجنة بشكل دقيق بحيث تتناسب مؤهلات وخبرات العضو مع طبيعة موضوع عمل اللجنة.
- كون العضو محيطاً بتفاصيل وخلفيات موضوع عمل اللجنة وأن يقوم بدراسته بعناية قبل بداية عمل اللجنة.
- أن يكون العضون ذا فاعلية بحيث يساهم في عمل اللجنة برأيه الصريح المستند للقواعد النظامية والمستحصل من رصيده العلمي والعملي والمنسجم مع المصلحة العامة.
- أن يقوم العضو بالتنسيق مع جهته بأن يطلعها تباعاً على مجريات عمل اللجنة وأن يعرض رأيه في الموضوع عليها، فإن اتفقت معه فعليه الاستمرار على رأيه وإن كان لجهته رأي مخالف فعليه الالتزام به والعدول عن رأيه السابق.
أما فيما يخص الجهة أو الجهات المعنية بموضوع عمل اللجنة فإن المطلوب ما يلي:
- أن تتحرى الجهة الدقة في اختيار ممثلها في اللجنة التي تشارك فيها أما إذا كانت اللجنة داخلية فعلى الادارات المشاركة في اللجنة اختيار من يمثلها فيها من ذوي الكفاءة والجدارة المتعلقين بموضوع عمل اللجنة.
- أن تقوم الجهة بمتابعة من يمثلها في اللجنة المشتركة وأن تطلب منه رفع تقارير متوالية عن عمل اللجنة وأن تحثه على سرعة إنجاز مهمته.
ونود الإشارة إلى أن المقام السامي الكريم يحث دائماً على ضرورة الجدية في عمل اللجان وأن يكون تكوينها مبنيا على الحاجة لذلك، وأن تقوم اللجان بالاستمرار في أعمالها دون انقطاع إلى أن تنتهي من مهامها.
