استحدثت إدارة مشروع ملتقى مبتعثي المرحلة السادسة من برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي كتاباً إرشادياً أطلقت عليه «دليل ملتقى المبتعثين»، وذلك ضمن اهتمامها بالمتقدمين والمتقدمات وحرصها على تهيئة الإجراءات كافة اللازمة لتوعية المبتعث نفسياً واجتماعياً وأكاديمياً. ويحتوي الكتاب الذي يُعدّ مرجعاً رئيسياً للمبتعث على مجموعة أقسام متعددة، أبرزها كلمة لخادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز - حفظه الله - و كلمة لمعالي الدكتور خالد بن محمد العنقري وزير التعليم العالي، إضافة إلى ملف تعريفي بملتقى المبتعثين وأبرز الأهداف التي يسعى الملتقى إلى تحقيقها، كتعزيز الانتماء الوطني للمبتعثين وإطلاعهم على الأنظمة واللوائح والإجراءات، وتعريفهم بخطوات الابتعاث والأنظمة الأكاديمية والقانونية في بلدان الابتعاث. وتأكيداً لسعي الوزارة على تطوير ملتقيات المبتعثين وتحقيق رغباتهم نحو تهيئتهم لمرحلة الدراسة في بلد الابتعاث تضمن الدليل استبانة لقياس الرضا العام للمرشحين والمرشحات، تطرح على المبتعثين في آخر يوم من الملتقى، وتشمل رأي المبتعث في المحاضرات ومضمونها ووقتها والمحاضرين، وكذلك الخدمة المقدمة في مقر الملتقى بما في ذلك طريقة العرض المرئي والصوت ومناسبتهما، ورأيه في تنظيم الملتقى من جانب مناسبة القاعات والعلامات الإرشادية، إضافة إلى رأي المبتعثين في أداء العاملين وحرصهم على تقديم الخدمة.
ويمكّن دليل المبتعثين المتقدمين والمتقدمات من التعبير عن آرائهم تجاه البرنامج بكتابة انطباعاتهم ومرئياتهم واقتراحاتهم، إضافة إلى توجيه رسالة إلى مسؤولي الوزارة أو الملتقى من خلال صفحات الدليل المخصصة لذلك وتسليمها لمشرف القاعة. ويستعرض الدليل المحاور العشر التي تُطرح في الملتقى، والتي تتضمن لقاء مع مسؤول الابتعاث، وخطوات الابتعاث قبل السفر وبعد صدور قرار الابتعاث، علاوة على الأنظمة التعليمية والقانونية في بلد الابتعاث، وكذلك محور معادلة الشهادات، ومحور التعامل مع القوانين الدولية، إضافة إلى تهيئة المبتعث، وتجربة المبتعث، وأخلاق المبتعث، وأخيراً اللقاء العام.
ويختتم الدليل، الذي يتم تسليمه لكل الطلاب والطالبات المشاركين في حضور الملتقى، بالخطوات والإجراءات النهائية للسفر (وماذا بعد الملتقى؟) كمتطلبات استخراج التأشيرة وإصدار قرار الابتعاث وتسلم أوامر الإركاب وإصدار التذاكر وترتيب إجراءات مغادرته لدولة الابتعاث.
