بقلم - نانسي دوارتي:

يُعتبر كبار المسؤولين التنفيذيين من بين أصعب المجموعات التي ستواجهها عند تقديمك عرضاً، حيث أن الصبر ينقصهم إلى حد هائل، لأن جدول أعمالهم حافل جداً. والأمر بكل بساطة هو أنهم لا يملكون الوقت للاستماع إلى عرض طويل تشمل نهايته إفصاحاً كبيراً.

وكوني قدّمت عروضاً أمام مسؤولين تنفيذيين كبار في مجالات متعددة، تعلمت عن خبرة أنك في حال ماطلت في تقديم العرض، ستلقى نظرات تفيد، «هل أنت جدي؟ هل تظن فعلاً أنني أملك الوقت لأهتم بذلك؟» بالتالي، عليك أن تقدّم بسرعة ووضوح المعلومات الهامة بنظرهم، وحثهم على طرح الأسئلة، ثم الانتهاء. وفي ما يلي طريقة تسمح باستقطاب اهتمامهم والإبقاء عليه:

- التلخيص في المقدّمة: فلنقل أن أمامك ثلاثين دقيقـــة لتقديم العرض، عند إعداد المقدمة، تصوّر أنه تم اختصار الوقت الإجمالي المتاح إلى خمس دقائق. وسيحثك ذلك على مباشرة العرض بأبرز المعلومات التي تهم الحضور – من نتائج واستنتاجات، وتوصيات على أعلى المستويات، ودعوات إلى اتخاذ إجراءات.

- تحديد التوقعات: دع الحضور يعرف أنك ستمضي الدقائق الأولى من العرض على تقديم ملخصك، على أن يكون الوقت المتبقي مكرساً للنقاش ضمن المجموعة. ومن المرجح حتى أن يسمح لك المسؤولون التنفيذيون الأقل صبراً بتلاوة نقاطك الرئيسية من دون مقاطعتك، إن كانوا يعرفون أنهم سيبدأون بطرح الأسئلة عمّا قريب.

- إعداد شرائح تلخيصية: عند إعدادك عرض شرائح «باوربوينت»، أدرج ضمنها لمحة عامة مختصرة عن النقاط الرئيسية في المقدمة، على أن تكون الشرائح المتبقية بمثابة ملحق. واتبع قاعدة العشرة في المئة: فإن كان ملحقك يمتد على 50 شريحة، قم بإنشاء خمس شرائح تلخيصية، وهكذا دواليك. وبعد أن تنتهي من عرض الملخص، دع المجموعة توجه الحديث، وقم بالإحالة إلى شرائح الملحق لدى صدور تعليقات ذات صلة.

- منح الحضور ما يطلبه: إن طُلب منك إعطاء تحديث عن الفيضان الذي أصاب معمل التصنيع التابع لشركتك في إندونيسيا، قم بذلك قبل أن تغطي أي موضوع آخر.

- التمرين: قبل أن تقدّم العرض، دع زميلاً بإمكانه أن يكون حكماً صادقاً يراجع كلامك وشرائحك. واطلب منه آراءً دقيقة: هل تصل رسالتك بوضوح وسرعة؟ هل يختصر ملخصك الأمور إلى بعض الأفكار الرئيسية؟ هل من نواقص في عرضك؟

يعتَبر تقديم عرض أمام فريق من المسؤولين التنفيذيين شرفاً كبيراً وقد يفتح أبواباً كثيرة. وإن كان عرضك ناجحاً، فسيصبح أشخاص من ذوي النفوذ الكبير مدافعين أقوياء عن أفكارك.

(*) نانسي دوارتي مؤلفة أحدث نسخة من «دليل هارفارد بزنس ريفيو للعروض المقنعة»HBR Guide to Persuasive Presentation ، فضلاً عن كتابين حصدا جوائز حول موضوع فن العرض، بعنوان Slide:ology و Resonate. ويعمل فريقها في شركة «دوارتي» على تعليم العموم وينظّم ورش عمل خاصة بالمؤسسات العامة والشركات حول موضوع تقديم العروض، وقد أعدّت أكثر من ربع مليون عرض تمّ تقديمه أمام عملاء.

© Harvard business School publishing corp. Distributed by the new york times syndicate.