بين المستشار المشرف العام على الشؤون الفنية بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية المهندس محمد بن عبدالعزيز الجريان أن مشروع المرحلة الخامسة لنظام الشامل للحاسب الآلي يأتي تنفيذاً لتوجيهات قيادتنا الرشيدة في عهد خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود -حفظه الله ورعاه وأدام عليه لباس الصحة والعافية- الذي أمر بتفعيل الخدمات الإلكترونية في التعاملات الحكومية لما لها من دور كبير في تسهل وتسريع وضبط الخدمات المقدمة للوطن والمواطن.

وذكر المهندس الجريان أن المشروع حظي بمتابعة معالي وزير التعليم العالي الأستاذ الدكتور خالد بن محمد العنقري، كما إن لمعالي مدير الجامعة الأستاذ الدكتور سليمان بن عبدالله أبا الخيل الدور الكبير في إنجاح هذا المشروع وتذليل الصعوبات التي واجهته أثناء مراحل التنفيذ، فمن حرص معالي مدير الجامعة أن شكل لجنة عليا برئاسته شخصيا لمتابعة المشروع وعضوية عدد من المسؤولين في الجامعة ومديري الإدارات ذات الصلة، فأخذت هذه اللجنة تتابع المشروع بشكل يومي وتقيم وتقوم مسيرته وتعمل على تذليل جميع الصعوبات التي طرأت له حتى اكتمل بحمد الله وظهر للنور والذي احتفلت الجامعة بتدشينه مؤخراً.

وأشار المستشار المشرف العام على الشؤون الفنية إن الشركة الوطنية المنفذة للمشروع (الشركة الفنية لتوطين التقنية) دور كبير في نجاح تطبيق هذه الأنظمة في الجامعة فقد كانت علاقة الجامعة بالشركة علاقة شراكة إستراتيجية تنظر لنجاح المشروع هدف مشترك تتكاتف الجهود لتحقيقه، موضحاً أن المشروع يختص بالأنظمة الإدارية والمالية لجامعة الإمام وخدماتها الإلكترونية.

وأوضح المهندس الجريان أن الجامعة طورت المشروع وفق رؤية رائدة لتحقيق التميز اعتماداً على أفضل المعايير العالمية، ولتحقيق الأهداف التالية: تحقيق توجه الدولة نحو مفهوم الحكومة الإلكترونية، وتحسين الأداء من خلال تسريع وتطوير الخدمات التي تقدمها الجامعة لمنسوبيها من أعضاء هيئة التدريس وموظفين وزوار، والمساهمة في التنمية المستدامة التي تتبناها الدولة.

وأشار المستشار المشرف العام على الشؤون الفنية أن هذه المرحلة سبقت مراحل أخرى مهمة من النظام الشامل للحاسب الآلي وهي: المرحلة الأولى وقد خصصت لتهيئة البنية الأساسية للجامعة فشملت على الشبكات الداخلية والخارجية وموزعات الشبكة والخوادم المركزية وتجهيزات الإنترنت والبريد الإلكتروني وأمن المعلومات كما شملت هذه المرحلة على النظام الأكاديمي وهو الذي يخدم الطلاب والطالبات وأعضاء هيئة التدريس والباحثين في جميع المستويات المختلفة من بكالوريوس ودراسات عليا ودبلومات، والمرحلة الثانية وخصصت هذه المرحلة لتنفيذ الجزء الأول من نقل المحاضرات بين المنطقة الأكاديمية للطلاب ومراكز دراسة الطالبات ثم توسعت الجامعة بعد ذلك في تطبيق تلك التقنية، والمرحلة الثالثة وهي التي خصصت لنظام الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية وهي مرحلة مهمة في مسيرة الجامعة، والمرحلة الرابعة وهي التي خصصت لتفعيل الخدمات الذاتية للنظام الأكاديمي وهي موجهة للطلاب والطالبات وأعضاء هيئة التدريس، ثم جاءت المرحلة الخامسة التي احتفلت الجامعة بتدشينه مؤخراً.

من جانبه بين مدير الإشراف على مشروع المهندس يحيى بن سليمان الفيفي أن المشروع انطلق لتحقيق الأهداف التالية: تنفيذ التوجيهات السامية بتفعيل التعاملات الإلكترونية في جميع التعاملات الحكومية وذلك بتوفير خدمات إلكترونية متكاملة، والمفاضلة بين الأنظمة المختلفة واختيار المنظومة الأنسب التي تحقق جميع المتطلبات الفنية والإدارية والمالية لجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية وتحقق جميع الوظائف التي تحتاجها الجامعة، وحرصت الجامعة على أن تكون المنظومة ثنائية اللغة (عربي - إنجليزي) بجميع محتوياتها من الشاشات والتقارير والقوائم لتتناسب مع هذه الجامعة العالمية، وأن تتكامل المنظومة مع الأنظمة السابق تركيبها في الجامعة ومع الأنظمة التي ستركب مستقبلا وتتكامل مع الأنظمة المطبقة في الجهات الأخرى خارج الجامعة، وأن تكون المنظومة قابلة لنقل البيانات من الأنظمة الحالية الموجودة لدى الجامعة سواء مالية أو إدارية، وأن يشمل المشروع على خطة لتقديم التدريب الفني والإداري لجميع الفئات المستهدفة وذلك لنقل المعرفة، والعمل على استمرارية جميع الخدمات من خلال استمرارية الدعم الفني.

كما أشار المهندس الفيفي إلى أن المشروع يتكون من الأنظمة المهمة التالية وخدماتها الإلكترونية: نظام شؤون الموظفين ويتكون من الأنظمة الفرعية التالية: نظام الرواتب والنفقات - نظام التوظيف والتشكيلات - ونظام السجلات - ونظام المتعاقدين - ونظام المتابعة، إضافة إلى: النظام المالي بتفريعاته، ونظام المشروعات الهندسية، ونظام المنافسات وحساب الكميات ويتكون من التفريعات التالية: نظام العقود - ونظام التدقيق والصرف، ونظام المشتريات بتفريعاته: نظام المشتريات - نظام إيجار الدور - نظام إسكان أعضاء هيئة التدريس، ونظام المستودعات، ونظام الخدمات الطبية: نظام المواعيد - نظام الصيدلية - نظام مخزون الأدوية - نظام المختبر والأشعة - نظام السجلات الطبية.

وأضاف المهندس الفيفي أن المشروع مر في تنفيذه بالمراحل التالية: المفاضلة بين الأنظمة المتوفرة محليا وعالميا واختيار الأنسب منها لاحتياج وظروف الجامعة، وتحليل التباين الأنظمة التي تم اختيارها وبين احتياج الإدارات وتحديد المتطلبات (Gap Analysis)، وتكييف ومواءمة المنظومة حسب المتطلبات في تقرير تحليل التباين (Customization)، وفحص واختبار منظومة التكييف والمواءمة، وتركيب المنظومة على أجهزة وخوادم الجامعة، وتحويل البيانات من الأنظمة السابقة لدى الجامعة والتأكد من اكتمالها وسلامة نقلها، والتدريب ونقل المعرفة للجامعة، والتشغيل التجريبي للأنظمة وقد استمر ذلك لمدة ستة أشهر للتأكد من سلامة المخرجات، ثم جاءت في الأخير إطلاق المنظومة وخدماتها الذاتية التي احتفلت الجامعة بتدشينه مؤخراً.