«الجزيرة» - وكالات:

عندما يتعلّق الأمر بالإنتاجية، فجميعنا نواجه نفس التحدي - هناك 24 ساعة فقط في اليوم. وبما أن أفضل الأفكار لا قيمة لها حتى يتم تنفيذها، فإن استغلالك الوقت على نحو فاعل لا يقل أهمية عن أي شيء آخر في قطاع الأعمال. وليس هناك طريقة للوصول إلى أهدافك أفضل من إيجاد طرق للاستفادة من الوقت الثمين المتاح لك على النحو الأمثل. إنه شعور جميل جداً أن تغادر مكتبك بعد يوم فائق الإنتاجية. إنك لا تحتاج إلى العمل لفترة أطول أو إرهاق نفسك - فقط تحتاج للعمل بذكاء أكبر.

وإليك فيما يلي 5 أمور سهلة تجعلك أكثر إنتاجية:

1 - لا تؤجل تنفيذ المهام أبداً: لا تعلق عملاً إلى وقت لاحق، لأن الرجوع إليه من جديد هو هدر كبير للوقت. لا تقم بحفظ رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية للتعامل معها فيما بعد. بمجرد أن يلفت أمر ما انتباهك فعليك أن تتمه أو تكلّف به شخصاً آخر أو تحذفه.

2 - ابدأ بالمهام التي لا تفضلها: عليك دائماً البدء بالمهام التي تخشاها أو لا تملك أي حافز إلى القيام بها. إذا ابقيتها معلّقة، سوف تهدر وقتك وأنت تفكر فيها. إذا قمت بهذه المهام على الفور فإنك ستتفرغ للقيام بالمهمات الأخرى التي تحفزك وتلهمك.

3 - تحرر من المهام المستعجلة: فعادة ما يجد المرء نفسه مضطراً إلى إعطاء الأولوية للمهام المستعجلة البسيطة على حساب المهام الكبرى المؤثّرة؛ وهذا بدوره يخلق مشكلة كبيرة لأن المهام العاجلة غالباً ما يكون تأثيرها ضئيلاً. الحل هنا أما إلغاؤها أو تفويضها إلى شخص ما. إذا لم تفعل ذلك، فقد تجد أنك بعد مرور أيام أو أسابيع لم تقم بأي مهمة ذات شأن.

4- قل لا: لا هي كلمة قوية يجب عليك استخدامها. عندما يحين الوقت لقول لا، تجنب عبارات مثل “لا أعتقد أنني أستطيع” أو «لست متأكداً». قول لا لالتزام جديد يظهر احترامك لالتزاماتك الحالية ويتيح لك فرصة تحقيقها بنجاح وكفاءة. وتبين البحوث التي أجريت في جامعة كاليفورنيا في سان فرانسيسكو أنه كلما كان قولك لا أكثر صعوبة، كان تعرضك للضغط والإجهاد والإرهاق أكبر. تعلم استخدام كلمة لا، وسوف تحسن من مزاجك، وكذلك إنتاجيتك.

5- تجنب تعدد المهام: فهو يقلّل الإنتاجية، حيث تؤكد الأبحاث التي أجريت في جامعة ستانفورد أن تعدد المهام أقل إنتاجية من القيام بشيء واحد في كل مرة. ووجد الباحثون أن الأشخاص الذين يتلقون معلومات الإلكترونية من عدة طرق لا يمكن أن يكونوا متنبهين أو يتذكروا المعلومات أو ينتقلوا من مهمة إلى أخرى.

إن تعدد المهام يقلّل من الكفاءة والأداء لأن عقلك يمكن أن يركز فقط على شيء واحد في نفس الوقت. عندما تحاول أن تفعل شيئين في آن واحد، يفتقد دماغك القدرة على أداء كلا المهمتين بنجاح.