صيغة الشمري

تعتبر صناعة الفعاليات وإقامة المؤتمرات علماً بحد ذاته وأصبحت كل الخطوات مدروسة بعناية فائقة حيث يدرس المؤتمر من حيث الهدف والمكان والزمان وأسماء الحضور وكيفية توزيع الوقت أثناء جلساته وعملية التنظيم منذ اللحظة الأولى إلى الختام وحتى شكل القاعة وترتيب الكراسي على المنصة وكل ذلك له دلالاته ودوره في التأثير على سمعة الشركة وتسويق مادة المؤتمر، والمغزى الأساسي من إقامة المعارض والمؤتمرات هو مقابلة أشخاص- أو تعلم شيء جديد، لا شيء يمكنه أن يحل محل مقابلة الناس وجهًا لوجه ومصافحتهم، إنه احتياج إنساني، ورسم صورة مميزة لشركتك أو مؤسستك. لذلك يتطلب الأمر تعيين فريقًا منظمًا لتنفيذ الفعالية باحترافية والقدرة على التعامل مع المشاكل الطارئة وغير المتوقعة والتي قد تحدث في مراحل لا يمكن التأجيل أو الإلغاء إذا لم يكن هناك التخطيط مبكر لها لضمان حسن التعامل معها عند حدوثها، مثل مشكلة في إدارة الزحام المتوقع حدوثه وصعوبة إدارته وحدوث مخاطر لم تكن محسوبة وبالتالي تؤثر على سمعتك وسمعة الفعالية لذا احرص من البداية على استخدام وسائل تسويقية مناسبة تحقق لك الانتشار بما يتناسب مع إمكانية فعاليتك ووضع خطط وآليات في حال حضور الجمهور أكثر من المتوقع وكيف تتعامل معها.

إضافة إلى ضرورة دراسة حالات الطقس في التاريخ المقرر لإقامة الفعالية حيث يعتبر الطقس من أكبر التحديات التي من دورها أن تفشل بالفعالية بشكل جذري إذا لم تأخذ الاحتياطات اللازمة، وأخيراً الاهتمام باستقبال وتوديع الضيوف، حيث إنها أول وآخر المراسم التي تترك دائماً انطباعاً يدوم لوقت طويل.

فبعض الجهات تصرف مبالغ فلكية من أجل ضمان نجاح فعالياتها وتهمل جانبا بسيطا كان بامكانها تجنبه وله تأثير كبير على سمعة الفعالية وهو الاستقبال أو السائقين وحراس الأمن، الذين لا بد من اختيارهم بعناية أو توعيتهم عن الحدث والحضور وأسلوب التعامل قبل الحدث بوقت كاف، جوانب بسيطة تجاهلها قد يفسد كل جهودك العظيمة..