الجزيرة - ياسر المعارك
كشف فريق عمل مشروع التطوير التنظيمي والتقني المكون من خبراء الإدارة العامة وتقنية المعلومات من جامعة الملك سعود عن 6 مشاكل وصعوبات تواجه مشروع التطوير للشؤون الإدارية والمالية بوزارة الصحة منها عدم تطابق الهيكل والدليل التنظيمي الرسمي والمكتوب لمهام ومسؤوليات بعض الإدارات والوحدات وتقادم الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية وخلل في توزيع الموظفين لدى الإدارات كذلك عدم تكامل بعض الأنظمة التقنية الإدارية والمالية وتعرضها للأعطال المتكررة.
وقال مستشار وزير الصحة والمشرف العام على تقنية المعلومات والاتصالات الدكتور محمد اليمني: إن فريق العمل أنهى التقرير الأولي وحدد المعضلات والمقترحات التطويرية ومنوها أن هذه الدراسة جاءت بناء على توجيه معالي وزير الصحة الدكتور عبدالله الربيعة الرامية نحو تحسين آليات وكفاءة عمل الوزارة وتطوير الأداء وتحسين كفاءة العاملين وتطويرها بما يلبي حاجات وتطلعات جميع الأطراف المستفيدة موضحا أن الدراسة توصلت إلى تحديد صعوبات ومشاكل تواجه العمل الإداري والمالي وهي:
أولاً: المشاكل التنظيمية:
عدم تطابق الهيكل والدليل التنظيمي الرسمي والمكتوب لمهام ومسؤوليات بعض الإدارات والوحدات في ديوان الوزارة والفروع مع الواقع التنظيمي والممارسة الفعلية للوحدات التنظيمية وذلك أسوة بما يحدث في معظم الإدارات الحكومية إضافة إلى ضعف علاقة التواصل بين الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية وبعض مديريات الشؤون الصحية ما أدى إلى تأخير الرد على البيانات والمعلومات المطلوبة أو عدم التقيد باللوائح والتعليمات كذلك التداخل والازدواجية في المهام فيما بين بعض الإدارات وكثرة إصدار التعاميم والتعليمات وتناقضها مما يعطل إنجاز المعاملات لحين وضوح الصورة.
ثانيا: مشاكل الأنظمة واللوائح:
وتظهر هذه المشكلة من خلال تقادم الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية وعدم تماشيها مع التطورات والمستجدات الحديثة والتي يتجاوز عمرها 25 سنة ولم تعد تناسب الظروف الحالية إضافة تناقض وتعارض اللوائح التنفيذية مع اللوائح والأنظمة الأساسية.
ثالثاً: مشاكل الإجراءات
الإدارية والمالية:
وقد توصل فريق عمل المشروع إلى غياب وجود أدلة شاملة للإجراءات الإدارية والمالية مبنية على الأنظمة واللوائح المعتمدة تحدد بشكل واضح الشروط والمتطلبات وخطوات سير العمل والوقت المستغرق لإنهاء الإجراء والنماذج المستخدمة كذلك وجود اختلافات واضحه بين الآراء واجتهادات لدى بعض الإدارات وطول الإجراءات المتبعه حالياً نتيجة لعدم وجود أدلة واضحة.
رابعاً: مشاكل الموارد البشرية:
أظهر التقرير أن هناك خلل في توزيع الموظفين لدى بعض الإدارات فهناك أعداد تزيد عن حاجة العمل الفعلية والعكس صحيح حيث تعاني بعض الإدارات من نقص في عدد الموظفين واتساع حجم العمل وبصفة عامة هناك نقص في عدد الموظفين المطلوبين والذي يؤدي إلى ضغط العمل وتكدس الأعمال.
خامساً: مشاكل التأهيل:
تعاني الشؤون الإدارية والمالية من الافتقار إلى وجود خطة للتدريب يتم من خلالها تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل مدروس مستمد من الاحتياجات الفعلية للوزارة ونقص الكوادر المؤهلة في مجال العمل مايؤثر على نوعية العمل وسرعة إنجازه كذلك معظم الدورات التدريبية تركز على تطوير المهارات الفنية دون المهارات الإدارية والسلوكية التي لا تحظى بالاهتمام نفسه وضعف كفاءة العاملين في مهارة اللغة الإنجليزية بشكل عام واستخدام الحاسب الآلي وافتقار مهارات تخطيط القوى العاملة.
سادساً: المشاكل التقنية:
تتلخص أهم التحديات التقنية التي خرجت بها الدراسة إلى عدم تكامل بعض الأنظمة الإدارية والمالية الحالية في الوزارة وكثرة الأعطال المتكرره ما يقلل الفائدة منها ويؤدي إلى عدم رضا المستخدمين وأخطاء في البيانات الصادرة منها بسبب أخطاء التصميم وتطوير هذه الأنظمة كذلك انقطاع متكرر للاتصال الشبكي والذي يعد معضلة لدى الكثير من الأجهزة الحكومية وبطئها وعدم وجود برامج محدثة وسياسات تقنية أمنية لحماية المعلومات وعدم وجود شبكة تربط جميع الأقسام والإدارات بالوزارة وفروعها مع بعضها البعض إضافة إلى الأجهزة الحاسوبية والتقنية قديمة وبحاجة للتغير، كذلك جميع الملفات الحالية للموظفين والعاملين ورقية مما يصعب التعامل معها أو الحصول على المعلومات وضعف الدعم والمساندة الفنية من قبل الإدارة المسؤولة عن تقنية المعلومات سابقاً.
وأضاف اليمني إن فريق عمل مشروع التطوير التنظيمي والتقني توصل إلى (5) مقترحات تطويرية تعالج تلك المعضلات والتحديات وتسهم بشكل مباشر في تحقيق هدف الوزارة نحو التطوير والجودة وهي.
أولاً: مقترحات التطوير التنظيمي:
وضع هيكل ودليل تنظيمي للشؤون الإدارية والمالية نابع من طبيعة عمل الإدارة ومراعٍ لظروف وزارة الصحة وفروعها المختلفة ويعمل على تسريع الخدمة المقدمة للمرضى ويهدف إلى تلبية إحتياجاتهم ومراجعة وتحديث دليل الوصف الوظيفي بما يتماشى مع التطورات الحديثة في مجال إدارة الموارد البشرية ووضع نظام لضبط الجودة في الإدارة العامة للشوؤن الإدارية والمالية والتوسع في منح الصلاحيات المالية والإدارية لفروع الوزارة المختلفة في ضوء ضوابط صارمة ودقيقة وتحديد الاحتياج الفعلي لكل إدارة من الوظائف.
ثانياً: مقترحات تطوير
الأنظمة واللوائح:
العمل مع وزارة الخدمة المدنية ووزارة المالية على تحديد بعض اللوائح لتتماشى مع المتغيرات والخطط المستقبلية لوزارة الصحة ووضع آلية لتعميم وإيصال اللوائح والأنظمة المتعلقة بالتوظيف والمالية والمشتريات وتحديثها بستمرار.
ثالثاً: مقترحات تطوير الإجرءات الإدارية والمالية:
تحديد وتوثيق العمليات الإدارية والمالية الرئيسية الحالية وتحديد أنشطة العمليات الإدارية والمالية الرئيسية والفرعية للإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية بالوزارة والفروع بالتفصيل مع وضع الخرائط التوضيحية وتطوير أدلة للسياسات والإجرءات والنماذج الخاصة بالإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية بالوزارة والفروع بأعلى معايير الجودة والأداء المهني.
رابعاً: مقترحات تطوير
الموارد البشرية والتأهيل:
رفع الكفاءة والارتقاء بتطوير الموارد البشرية من خلال التدريب والابتعاث واستقطاب الكوادر المؤهلة وتوفير الموارد البشرية ذات المؤهلات المحددة حسب الوصف الوظيفي المعتمد لكل وظيفة وإعادة توزيع الموظفين بين الإدارات والأقسام بما يتناسب مع طبيعة العمل وحجمه كذلك توفير قاعدة بيانات محدثة تساعد في إعداد خطط التدريب وتفعيل الموقع الإلكتروني للإدارات والعمل على التعاملات الإلكترونية في الوزارة وعدم تكليف الأطباء والفنيين بأعمال إدارية وتوجيههم بممارسة تخصصاتهم.
خامساً: مقترحات تطوير التقنية.
القيام بمشروع النظام الإداري والمالي الذي يتكون من حزمة من الأنظمة المتكاملة فيما بينها وقيام بمشروع تطويري للبنية التحتية للوزارة ويغطي الأجهزة والشبكات والربط بين جميع إدارات ووحدات الوزارة وتوفير الاتصال عبر الإنترنت والعمل على مشروع مركز الاتصال الإلكتروني للتواصل مع المراجعين والرد على استفساراتهم من المختصين من خلال الشبكة والرقم الموحد للوزارة.
وأكد اليمني أن فريق عمل المشروع اتبع منهجية واضحه من خلال جمع الوثائق والمعلومات الخاصة بالوزارة واستقصاء آراء المسؤولين والمستفيدين من خدمات الشؤون الإدارية والمالية والمديريات وعقد ورشة عمل مع كبار المسؤولين بالوزارة والمناطق لمناقشة أهم المشاكل والصعوبات الواردة في التقرير ومقترحات التطوير.
