الأحساء - محمد النجادي

ضمن خطط مركز الوثائق والاتصالات الإدارية لتطوير وتسهيل إجراءات أعمال الوثائق اليومية من أجل تطبيق أمثل للحكومة الإلكترونية بجامعة الملك فيصل أنجز مركز الوثائق والاتصالات الإدارية مشروع الأرشفة الإلكترونية لوثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، التي بلغت أكثر من نصف مليون وثيقة في وقت قياسي.

وأوضح الدكتور فهد الحزاب المشرف على مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بالجامعة أن المشروع شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة حتى تاريخه، والملفات الوظيفية للموظفين الرسميين وعلى بند الأجور والمؤقتين السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة حتى تاريخه.

وقال إن من أبرز ما يهدف إليه المشروع هو: توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية بالعمادة وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من الوثائق في حالة تعرض الأصول للتلف، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق مختلفة للبحث، وإمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات (OCR) إلى جانب ما يحققه المشروع من سهولة تبادل الوثائق داخل عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وخارجها، وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين المخولين في الوقت نفسه. ومن جانبه أوضح وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع الدكتور أحمد الشعيبي أن هذا المشروع ما هو إلا جزء من المشروع الأكبر وهو الأرشفة الإلكترونية للجامعة؛ حيث يهدف المركز إلى الأرشفة الإلكترونية لوثائق جميع الوحدات الإدارية بالجامعة منذ إنشائها حتى تاريخه.