تمثل الاجتماعات أحد الأمور المهمة في البيئة التنظيمية سواء على مستوى الإدارة العليــــا أو المتوسطة أو التنفيذية. وبالرغم من أن كثيراً من الأعمال يمكن إنجازها بدون عقد اجتماع عن طريق الاتصال الشفوي أو الكتابي إلا أن الاجتماع يبقى أمراً حتمياً في بيئة العمل. والسبب في ذلك يرجع إلى أن هناك بعض القضايا الإدارية تحتاج إلى مناقشة جماعية حول دائرة مستديرة بين أطراف عدة ليتم طرح الأفكار وتبادل الآراء ووجهات النظر حول تلك القضايا. وبالتالي اتخاذ التوصيات أو القرارات المناسبة بشأنها.

ولا شك أن هناك ترتيبات لعقد الاجتماع يأتي في مقدمتها تحديد الهدف من الاجتماع وتحديد الموضوعات المطروحة وتحديد المشاركين فيه وتحديد وقت ومكان الاجتماع. ويأتي اختيار المكان والزمان والتأكد من مناسبتهما لعقد الاجتماع من الأمور المهمة في نجاح الاجتماع. ومن الضروري التأكد من توفر جميع المستلزمات المكتبية والتقنية والخدمية في المكان المعد للاجتماع مع مراعاة توفر التكييف والإضاءة بشكل مناسب ومريح قبل موعد الاجتماع بوقت كاف.

وفي الغالب تعقد الاجتماعات تحت إدارة رئيس سواء كان من الإدارة العليا أو المتوسطة أو التنفيذية. ومهما اختلف المستوى التنظيمي لرئيس الاجتماع والمشاركين معه إلا أنه يواجه أحيانا صعوبات يأتي في مقدمتها ضياع الوقت في أمور جانبية أو مناقشات جدلية أو مداخلات خارجة عن موضوع الاجتماع. ومن أهم الصعوبات التي يواجهها رئيس الاجتماع أن يجد صعوبة في انقياد بعض الأفراد في التقيد بالسلوك المرغوب أثناء الاجتماع كأن يستأثر بالحديث أو يسفه آراء الآخرين أو يقاطعهم أو يكمل عباراتهم أو لا يتقيد بأخذ الإذن من رئيس الاجتماع قبل الحديث وغير ذلك.

وحيث إن المشاركين في الاجتماع ينتمون في الغالب إلى أنماط شخصية مختلفة فينبغي أن يراعي رئيس الاجتماع هذا الأمر وأن يوليه العناية الفائقة حتى يتحقق الهدف المنشود من الاجتماع. ويأتي اختيار أسلوب التعامل المناسب مع كل نمط من هذه الأنماط أمراً ضرورياً خلال الاجتماع حتى يتلافى الأخطاء والسلبيات التي يمكن أن تحصل نتيجة مباشرة لاختلاف الأنماط الشخصية للمشاركين في الاجتماع. أما الأنماط الشخصية الصعبة فيمكن توجيههم إلى السلوك المرغوب بصفة شخصية بعد الاجتماع أو الاستغناء عنهم والبحث عن بديل مناسب لهم.

وتجدر الإشارة إلى أن للاجتماعات إيجابيات كثيرة منها على سبيل المثال: أنها أكثر السبل فعالية في الاتصال واتخاذ القرارات وأسلوب جيد للحصول على المعلومات والخبرات ووسيلة مهمة في معرفة حقيقة ما يجري في المنظمات وتدريب فاعل على مهارات التفاوض والمفاوضات. وبالمقابل فإن لها سلبيات أيضاً ومنها على سبيل المثال: أنها تؤدي إلى إضاعة الوقت وتأخير إنجاز الأعمال وتقود إلى الاستعراض وتمجيد الذات وحدوث الصراعات.

وقد يحدث أحيانا اختلاف في وجهات النظر بين المشاركين في الاجتماع ينتج عنه سلوكيات سلبية كرفع الصوت أو تبادل الاتهامات أو الملاسنة ويخرج الاجتماع عن نطاق السيطرة مما يضطر الرئيس إلى إنهاء الاجتماع خوفاً من تطور الموقف إلى الأسوأ. وفي العادة يقوم رئيس الاجتماع بمعالجة الأمر في وقت لاحق واتخاذ الإجراءات الكفيلة بعدم تكرار مثل ما حدث مستقبلا.

ولا أجافي الحقيقية إذا قلت بأن هناك اعتقادات ومفاهيم معينة حول الاجتماعات قد رسخت في أذهان المديرين والموظفين والمراجعين وغيرهم. فالمدير أحيانا يبلغ مدير مكتبه بأن عنده اجتماع إذا خرج عن المكتب في أمر خاص أو لم يرد مقابلة أحد المراجعين. كما أن مقولة «عندي اجتماع» هي ضالة المدير المنشودة التي لا تحتاج منه إلى كثير عناء للتبرير والتمرير. أما المراجعون فيرتابون في الأمر إذا قيل لهم بأن المدير في اجتماع. والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله.

عضو هيئة التدريب بمعهد الإدارة