سلمان بن محمد العُمري

معلوم أن من أهم صفات المدير والمسؤول الناجح اختيار الكفاءات العلمية القوية التي تقوم بأعمال الإدارة أو المؤسسة أو الوزارة بكفاية عملية واقتدار.

ومن أهم الموظفين الذين يتم تعيينهم بعناية فائقة: السكرتير، ويتم تعيينه وفق معايير علمية، منها: أن يكون متخصصاً في هذا المجال، لأن السكرتارية أصبحت تخصصاً قائماً بذاته في الجامعات، وأن يكون ملماً باللوائح والأنظمة المتعلقة بمجال الإدارة التي يعمل فيها، وأن يكون مجيداً لأكثر من لغة، وأن يكون صاحب قدرة ومرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية، وأن يكون محسناً لاستخدام وسائل التقنية المعاصرة، من الحاسوب، والفاكس، وأجهزة الهاتف المختلفة، إلى غير ذلك من المعارف والمهارات.

كان ذلك ما يفترض من الصفات، والمؤهلات، والمهارات، في الشخص الذي ينبغي أن يتولى أعمال السكرتارية التي تعد من صميم خدمة العمل والرقي بالإدارة.

لكن ما هو الواقع في كثير من الإدارات؟! الحقيقة أن السكرتارية قد تحولت في كثير من الإدارات إلى الخدمة الشخصية للمدير، فالمطلوب من السكرتير أن يعرف متى يأخذ المدير غفوة من النوم تحت المكتب؟ ومتى يتناول سعادة المدير قهوته؟ ومن هم المهمون لدى المدير بحيث لا يحجبهم عن الدخول إليه في أي وقت؟ وما نوع المكالمات التي يجب أن يوصلها إلى المدير؟ إلى غير ذلك.

وبناء على ذلك ينبغي أن يتعلم السكرتير كيف يكذب، وكيف يخادع، وكيف يصرف المراجعين عن ملاقاة المدير في أوقات غفوته، أو تناول قهوته، وكيف يوجد الحجج لعدم إدخال المراجعين إلى المدير، أو عدم إيصال المكالمات إليه، وكيف يصرف الأمور، من نحو: المدير في اجتماع طارئ، أو المدير في جولة تفقدية، أو المدير على وشك الدخول إلى المكتب، وكيف يترك المراجعين ينتظرون الساعة وأكثر في انتظار انتهاء الاجتماع الموهوم، أقصد: متى يستيقظ المدير من غفوته، أو متى ينتهي من احتساء قهوته، أو متى ينتهي من أحاديثه ونكته مع الأصدقاء والمقربين، ومن جماعة «البزنس الخاص» إلى غير ذلك. هذا ما صارت عليه أحوال السكرتارية في كثير من الإدارات. والله المستعان.